Налоговая служба разъяснила особенности подачи документов в электронной форме во время проверок ГНС.

Налоговая служба в Ивано-Франковской области разъяснила нюансы подачи документов в случае их составления в электронной форме во время проверок ГНС.

Указывается, что согласно первому абзацу п. 44.1 Налогового кодекса Украины для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, касающихся расчета и уплаты налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Частью 2 ст. 9 Закона Украины от 16.07.1999 №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» с изменениями и дополнениями установлено, что первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны содержать обязательные реквизиты, определенные ч. 2 ст. 9 Закона №996.

Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства о электронных документах и электронном документообороте (первый абзац п. 2.2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 №88 с изменениями и дополнениями).

В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами (ч. 6 ст. 9 Закона №996 и третий абзац п. 2.2 Положения №88).

Кроме того, налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, которые относятся или связаны с предметом проверки. Такое обязательство возникает у налогоплательщика после начала проверки (первый абзац п. 85.2 Налогового кодекса Украины).

Должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящее проверку, в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом, имеет право получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть удостоверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии) (п. 85.8 Налогового кодекса).

Аналогично, первым абзацем п. 85.4 Налогового кодекса установлено, что при проведении проверок должностные (служебные) лица контролирующего органа имеют право получать от налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов, платежей, нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы. Такие копии должны быть удостоверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).

Таким образом, налогоплательщики, которые ведут учет документов по доходам, расходам и другим показателям, связанным с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, связанных с расчетом и уплатой налогов и сборов в электронной форме, обязаны при проведении проверок предоставить должностным лицам контролирующего органа копии документов, относящихся к предмету проверки.

При этом копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое удостоверено в порядке, установленном законодательством (ч. 6 ст. 7 Закона Украины от 22.05.2003 №851-IV «О электронных документах и электронном документообороте» с изменениями и дополнениями).

Согласно п. 5.26 разд. 5 приказа Государственного предприятия «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01.07.2020 №144 «ДСТУ 4163:2020 «Требования к оформлению документов»» (далее – Приказ №144) отметка о удостоверении копии документа состоит из следующих элементов: слов «Согласно оригиналу» (без кавычек), наименования должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его имени и фамилии, даты удостоверения копии.

Согласно п. 1.1 разд. 1 Приказа №144 этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы независимо от носителя информации, в частности на: организационные (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания и т. д.); распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения); информационно-аналитические (акты, справки, докладные записки, объяснительные записки, служебные письма и т. д.) документы, создаваемые в результате деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций и других юридических лиц независимо от их функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности и формы собственности.